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Relogoweb Design Studio

Archiviazione

Tutti i vantaggi dell'era digitale

Ero poco più che ventenne e tra le mie prime esperienze lavorative ricordo molto bene un incarico che mi fu affidato in un ufficio di Padova. Mi portarono in un grande archivio dove su ogni scaffale erano organizzate file e file di faldoni contenenti pratiche e documenti.

Il mio compito era quello di controllare se in ogni pratica, era presente un documento in particolare, in caso contrario, avrei dovuto compilare uno di questi documenti ed inserirlo nella pratica, aggiornando così i vari faldoni. Sali sulla scala, estrai il faldone, controlla le pratiche ecc ecc. Mi sembrò di passare un’eternità tra le mura di quell’ archivio.

Più avanti negli anni ripensai a quell’incarico e a come si sarebbe potuto velocizzare ed ottimizzare un lavoro così ripetitivo. Digitalizzare tutti i documenti tramite scanner ed archiviarli in un computer è la soluzione. Oltre all’enorme risparmio di spazio fisico (tutto l’archivio sarebbe potuto stare in una memoria USB odierna) sarebbe stato possibile automatizzare il mio lavoro scrivendo un algoritmo che facesse, in modo molto più veloce, i vari controlli nelle pratiche…

In seguito mi furono affidati altri compiti inerenti all’archiviazione documentale, su archivi di documenti digitali. Non dovendo più muovermi fisicamente su scale per estrarre archivi, ero più efficiente, ma a questi archivi mancava uno standard, un modo di nominare i files ed archiviare le informazioni uniformemente, quindi il processo non poteva essere automatizzato tramite un algoritmo.

Quando aprii la mia attività nel 2015, avevo già acquisito da tempo l’abitudine di digitalizzare tramite scanner ogni documento cartaceo che ricevevo. Se erano documenti di cui potevo avere bisogno mentre non ero in studio (come in comune, in un ufficio pubblico etc) li archiviavo in un servizio cloud come Dropbox o Google Drive in modo da potervi accedere con lo Smartphone od il Tablet (la fotocopia della carta d’identità e il codice fiscale, il certificato di attribuzione partita iva, l’ultima CU della dichiarazione dei redditi… Averli a disposizione mi ha evitato diversi viaggi a vuoto).

Nel frattempo avevo iniziato a pensare ad uno standard per nominare i documenti, che andasse bene a me e alla funzione di ricerca di Windows, che di lì a qualche anno sarebbe divenuta Cortana, l’assistente digitale basata su intelligenza artificiale.

Attualmente mi sforzo di archiviare i files sempre con il seguente standard [nome cliente]-[nome progetto]-[descrizione del file].docx. Cortana è in grado di indicizzare e trovare velocemente i files. Quando devo cercare  qualcosa al massimo mi vengono in mente 2 parti di questa stringa, ovvero il nome del cliente e la descrizione di quello che sto cercando. Premo il tasto Windows e li scrivo, Cortana in meno di un secondo la maggior parte delle volte trova ciò che cercavo.

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